こんにちは、管理部（総務）の片山由唯です。普段は、会社全体の入社手続き、給与計算、各種保険手続きなどを幅広く担当しています。総務は、“会社のインフラ”と表現されることも多く、安心安全に会社を運営していくための基盤となる部署の1つです。
今回のブログテーマは、総務で働く私たちが大切にしている働き方と、それを実現するための仕事術についてご紹介します！ 総務では、働く上で大切にしたいことを「こころがまえ」として言語化しています。
「プロとして働こう」という言葉には、自律的かつ効率的に、質の高い仕事をしよう、という意味が含まれています。その実現のために活用している仕事術と、総務経理室の日常をご紹介します。
多岐にわたる業務を効率的に進めるタイムマネジメント
総務の業務は多岐にわたり、一人の担当者が複数の仕事を同時に進めることが日常的です。そのため、スケジュール管理と優先順位の判断は最も重要なスキルの一つです。こころがまえ「広い視野と高い視座で最適解に繋げよう」を達成するために、私が大切にしていることをご紹介します。
カレンダーアプリを最大限に活用する方法＜3選＞
・タスクは即時スケージュール化
MTG中にタスクが発生したら、自分のカレンダーにタスクを入れ込みます。会議中に担当者が決まっていなかったタスクに関しては、「MTG議事録タスク確認」として自分のカレンダーに入れ、MTG議論事項が漏れなくネクストアクションに進めるように心がけています。
・時間の使い方を分析する
カレンダーアプリを活用することで、「何にどのくらい時間を使ったか」を分析することができます。時間は、お金と同様に貴重な資源です。家計簿を付けるように、時間の使い方を定期的に振り返り、自分の時間感覚と実際の稼働に乖離がないか確認します。差分が大きくなったタスクに関しては、原因を特定し次月の目標に落とし込みます。
・決まった予定は一括で登録する
カレンダーの活用はとても大切ですが、管理に多くの時間を取られることは、本末転倒になってしまう可能性があります。出勤日の登録や定例の予定はカレンダーのシステムを活用して、手入力ではなく一括登録をしています。
円滑に進める“準備する力”
総務の会議は、法改正に紐づく業務の相談など、“複雑な課題”を解決するために重要な場です。準備する力は、特に会議において効果が発揮されます。その中で、議題事項が多すぎたり、整理されていなかったりする場合は、会議の効果を十分に発揮することができません。
会議前の準備＜3STEP＞
①論点を整理する
状況や目的を簡潔にする／判断する上でどのような選択肢があるかを整理します。最初のうちは、論点の把握が難しいという場合があるかと思います。その時は、同僚と一緒に論点を確認してみることをおすすめします。
②会議以外の方法で解決する
①で議題の論点を整理することで、解決に必要な点が明確になります。議題の緊急度・重要度に合わせて、会議の時間を使わずに、チャット／メールを活用します。
③相手に伝わる工夫をする
①②を経て、議題として残った課題は、決裁する立場の人が判断しやすいように“伝わる工夫”をします。具体的には、参考URLや図を入れたり、重要度が伝わるように文章や文字のスタイルを整えます。
このように準備の段階を踏むことで、その課題に合った最適な解決方法を見つけることができます。そのため、各議題に対して、過不足なく準備時間をかけることができます。また、事前に容が整っているされた会議では、よりクリエイティブな議題に十分な時間を割くことができます。準備をすることは、最小の力で最大の効果をもたらしてくれます。
“より良く”を楽しんで、探求し続けること
「スケジュール管理」や「適切に事前準備すること」は、新卒研修などでも講義の１つとして組み込まれていることが多いかと思います。そこから一つ踏み込んで、これらの社会人としての成長を楽しみながら、自発的に改善を継続させる方法をご紹介します。
① 知らないことを楽しむ
自分自身の興味関心をもてる事柄から、“知らないこと”を楽しむ練習をします。分からない事と対峙する時間はあまり心地良くありませんが、分かるようになった時、その倍以上の楽しさや達成感に繋がり、楽しく学ぶサイクルがまわり始めます。
②学んだことは積極的に発信する
やってみて学んだことを話すと、様々な角度から意見をもらうことができ、事柄への理解がさらに深まります。それだけではなく、話すことで興味のある分野のチャンスがまわってくる可能性が高くなります。特に温泉道場では、積極的に提案／挑戦／失敗させてくれる環境があります。その中で生まれた責任感や達成感から自然と学習意欲が湧いてきます。
最後に
今回は総務で働く私たちが大切にしている働き方と仕事術についてご紹介しました。チーム内でどんな工夫や配慮があると「たのしくすこやかに、メリハリを付けて働く」ことができるかを見つけ続けることを楽しみながら、社会人３年目を過ごしていきたいと思います！ 今後も総務からの発信を予定していますので、ぜひご覧ください！
